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就活コラム

2020.09.16 |  転職情報

中途採用の書類選考を通過するために押さえておきたい小ワザ集

今や転職活動において、書類選考は必須となっています。作り方のノウハウはネットや書籍であふれていますが、評価は見る人によって違うので絶対とは言えません。とはいえ、書類が与える印象はまさに第一印象でもあるので非常に大切です。ちょっとしたことで印象が大きく変わる小技がありますので、紹介していきましょう。

目次

  • 1.履歴書を作成する際の小技(採用担当者はどこを見ているか)
  • 2.履歴書を作成する際の小技(退職理由について)
  • 3.職務経歴書を作成する際の小技
  • 4.郵送する際ちょっとした小技

1.履歴書を作成する際の小技(採用担当者見るポイント)

採用担当者は履歴書を見る際にどこから見始めるでしょうか?学歴?転職の回数?持っている資格?実はどれでもありません。では、何を見るのかというと、全体の印象です。空白無く記載されているか、文字の大きさは読み易いか、最後まで丁寧に書けているか、といったパッと見た感じの印象です。

 

これは「履歴書をビジネス文書と捉えて作成しているか」の観点で見ているということを意味します。新卒の若者と違って就業経験がある者ならば、こうした配慮が出来て当然だろう、という見られ方をしているのです。

 

しかし、実際には大半の人がこうした認識がされていないように感じます。言い換えれば、ちょっとした点に気を付けるだけで印象は大きく変わるということです。例えば、氏名欄に書く文字の大きさです。左端に小さい字で書いてある履歴書もよく目にしますが、これでは自信の無さが伝わってしまいます。大きく名前を書く練習をしてから清書するようにしてみましょう。

 

また、職歴欄の記載の仕方にもコツがあります。「株式会社〇〇入社」次の行に「〇〇により退社」と書く人が多いのですが、この間に担当した業務を1行差し込んでみましょう。詳しい内容は職務経歴書に記載するとしても、読む側からすれば履歴書だけで大体どんな仕事を経験してきたのかが分かる方が助かります。

2.履歴書を作成する際の小技2(退職理由について)

退職理由についても「一身上の都合により」が何度も続くと「仕事が長続きしない人」という印象を持たれかねませんので、「家族介護のため」「契約期間満了に伴い」などがあれば、明記するようにしましょう。

 

他にも、アピールの仕方として現在勉強中の資格があれば「〇〇資格勉強中」や「合格予定」と記載したり、右下の本人希望記入欄を自己PR欄として活用することも大切です。特に希望記入欄は「特になし」とか空白のままになっているケースが多いので、もったいなく感じます。担当者は隅々まで目を通しますので、しっかり活用するようにしましょう。

 

ところで、私がよく相談者に勧めるのが、適度な時間を空けながら丁寧に全体を仕上げる、という書き方です。履歴書というものは応募先が決まらないと書けないものではありません。氏名、住所、学歴、職歴といった項目はどこに応募するにしても書くことは同じなので、予め書いておくのです。その際にも一気に全体を仕上げる必要はありません。

 

例えば、氏名と住所を書いたら一息入れる、落ち着いたら学歴、職歴と書いていく、また一息入れて資格を、そして最後に集中して志望動機を書く、といった具合です。この方が文字の丁寧さにバラ付きが無くなりますし、間違えずに仕上げられると思うのでぜひ試してみてください。

3.職務経歴書を作成する際の小技

職務経歴書は履歴書と違い、書式を自由にアレンジ出来る書類です。それだけにアピールする方法はたくさんあるので、ここでは逆に避けた方がいい点を解説してみます。

 

まず、パソコンで作成する場合ですがワードで作成することを勧めます。エクセルだと字体がゴシック調になるのと改行位置が揃わないことから、読み難い感じがするからです。それに、業務で作成する文書の大半はワードなので、ワードのスキルをアピールする意味からもお勧めします。

 

そういう意味では行間の詰め方にも注意し読み易いレイアウトを心掛けましょう。また、文字を中央に寄せたレイアウトのものも拝見することがありますが、これは絶対に止めましょう。前述した通り応募書類はビジネス文書として見る担当者が多いので、そう考えると中央揃えはあまりいい印象を持たれないと思われます。

 

レイアウトという点で言えば、強調したい言葉や数字の字体を大きくしたり下線を引いたりする、文章が長くなる場合には小見出しを付ける、といった工夫をしてみるのもコツです。


もう一つ避けるべき点としては、枚数を多くしないということが挙げられます。多くても2枚、出来れば1枚にまとめるのが理想です。理由は簡単、枚数が多いと担当者が読んでくれないからです。採用部門のスタッフが大勢いるような大手企業なら別ですが、ほとんどの場合応募書類を確認する社員の数は限られているので、出来るだけ少ない枚数で経歴が確認出来た方が有難いのです。それに職務経歴書はあくまで興味を持たせるツールであって、それですべてを評価してもらおうとするのは無理があります。

 

「面接もしてもらえずに不採用となるのは嫌だから、応募書類には伝えたいことをすべて書いて精一杯アピールしたい」という意見もありますが、実際には「まとめる能力」も確認されていることから、結果的に逆効果になる可能性が高いので1枚ないし2枚に収めるように心掛けましょう。ちなみに2枚になった場合には、ページ番号を付けておくことも忘れないようにしましょう。

4.郵送する際ちょっとした小技

書類選考ということは事前に応募書類を一式郵送することになります。この時に勝手に送るわけにはいきませんから、本人あるいはハローワーク等の機関から応募する旨を伝えてから送ることになりますが、この応募連絡をしてから1両日中には送ることが採否のポイントにもなります。何故なら、連絡を受けてしばらく経っても書類が届かないと「本気で入りたいのか?」との懸念が生じるからです。

 

意欲を示すためにも、日にちを置かずに送ることは重要な意味を持つのです。特に、求人票に記載してある選考日数が3日以内とか短い場合は、会社側に急ぎの事情がある、もしくは担当者がせっかちなど何らか理由があると思われるので、即日に送ることがカギとなります。

 

また、書類を封筒に入れる際にクリップで留める、もしくはクリアファイルに入れて送る、といった配慮も好印象となります。これは書類を取り出す際にスッと出せるので、受け取る側としては有難く感じるからです。「そんなのずるい」と思う人もいるようですが、現に会社側も顧客や取引先などに資料を送る際にクリアファイルに入れて送るケースが増えています。

 

自分達と同じように受け取り側に配慮している人、という印象を持ってもらえれば有利に働く可能性も出て来るのでお勧めします。

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名前: Z.K

肩書き: キャリアコンサルタント

自己紹介

就職支援・転職支援を10年間に亘って取り組んで参りました。就活生の志望動機や自己PRを引き出すお手伝いが得意です。

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