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就活コラム

2017.09.25 |  採用Howto

お祈りメールはテンプレだけではダメ

採用活動を行えば、必ず付いてくるのが「採用」と「不採用」。不採用の方法は「不採用通知(通称:お祈りメール)」を送るのが一般的ですが、たとえ不採用を決めたとしても、企業側は学生にはマイナスの印象をできれば持ってほしくないですよね。今回は、就活生である学生の声に基づいた、印象を悪くしないお祈りメールの仕方などを御紹介します。

目次

  • 1. 「どうせ一人の就活生だから、、」は通用しない
  • 2. 説明会も気は抜けない
  • 3. 悪印象を与えないお祈りメールの方法
  • 4. 就活生への対応が企業の今後を左右するかもしれない

1. 「どうせ一人の就活生だから、、」は通用しない

まず、ひとつ注意すべきポイントは、「学生のネットワークを甘く見てはいけない」ということです。「まあ、この学生一人落としたところで企業になんら影響はない」、そう思われる企業も多いでしょう。確かに、その学生一人が企業に直接的に与える影響力は低いかもしれません。しかし、世の中は莫大な数のネットワークで繋がっています。

 

例えば、大学には学校ごとにそれまでの在校生の就職活動レポートというものが残っています。どのような面接だったのか、どのような内容だったのか、雰囲気はどうだったか、人数は、どのような対策をしたのか、など企業ごとに様々な活動履歴が残っています。そして、それは在学生であれば、基本的に誰でも見ることができます。

 

また、現代はネット社会。大学の垣根を超えて、情報交換をすることが容易であることは言うまでもないでしょう。企業ごとのネット掲示板で、現役社員から意見を貰うことも決して難しいことではないのです。

2. 説明会も気は抜けない

相手はただの一学生だ、と、甘く見ていてはいけないことが少しは伝わったでしょうか。では、実際どうすればいいのでしょうか。
「不採用通知の仕方」を説明する前に、会社を知ってもらうための大切なプロセスである説明会・学生を選考するうえで必要不可欠な面接で気を付けるべきポイントについても軽く説明しておきましょう。

 

両者に言えるのが、「こちら側(企業側)だけが選んでいるわけではない」ということです。求人倍率が年々高くなり、採用を出しても辞退されることが多い為、これを実感されている企業の方も多いのではないでしょうか。

 

では、なにを基準に選んでいるのか。実は、企業と一緒で最終的に判断をするポイントは「ここで働きたいか」つまり「人」を見ているという学生が圧倒的に多いです。(学生の話より)業務内容や給与については、正直、入ってみるまで分からないし、どれも蓋を開ければマイナスな点もプラスの点もあり大差はないのです。そんな状況だからこそ、最終的に多くの学生が判断するのが「人=社員」。

 

そして、学生が出会う企業の人といえば、必然的に「人事」「面接官」ということになります。もし、不採用の通知をしたとしても、(たとえ一時的にマイナスの印象がついたとしても)、総合的な印象が良ければレポートにマイナス評価が残されるということは避けられるのです。

3. 悪印象を与えないお祈りメールの方法

さて、いよいよ本題「印象を悪くしない不採用通知の方法」についてです。難しいことはありません。基本的には大きく2点あります。

 

まず、【採用結果を知らせること】です。辞退が出た場合などに備えて、あえてサイレント(不採用の場合は連絡をしないこと)という手段をとられる企業も多いかと思います。人員確保は社運をも左右する大切な要因ですので、リスクヘッジをしておくことは大切です。

 

しかし、残念ながら、サイレントお祈りは学生からしたら印象はよくありません。逆の立場になって考えてみてください。もし、これまで時間を費やして、何回も会ってきた人から突然連絡が途絶えて、交友関係が途切れた、となったらどのような気持ちになるでしょうか。学生もエントリーシートや履歴書、面接など、御社に入りたいという一心で時間を費やしてきています。

 

もし、ぎりぎりまで補欠を残しておきたいというのであれば、期限が遅くなっても構いませんので、何かしらの連絡をするとよいでしょう。

 

二つ目は【期限を守る】ということです。基本的なことですが、学生との信用問題にも関わります。企業が業務で多忙なのと同様に、学生、特に就活生は他の選考などで時間に追われていることが多いです。

 

また、欲をいうと、出来るだけ早く結果を知らせてあげると更に良いです。結果が来ないから、他の選考もとりあえずセーブしていたのにということもあるので、「どうせ落とすなら、早く落としといてよ!」というのが就活生の本音のようです。テンプレでもよいので、最低限お祈りメールは送る方がよいでしょう。

4. 就活生への対応が企業の今後を左右するかもしれない

上にも述べたように、就活生のネットワークは侮れません。選考途中への学生への影響だけではなく、内定を出した学生、また、これから就活を始める学生に影響することも考えられます。そして、不採用通知の対応の悪さに関するうわさが広まり、内定者が辞退するという可能性もなくはありません。

 

気を付けるべきは「きちんと連絡をすること」「期限を守ること」、そして根本として「丁寧に対応すること」。非常に基本的なことですが、こういった地道なことの積み重ねで信頼や信用を築き、有望な人材を確保していくことが企業の今後を左右するといっても過言ではありません。

 

そして、さらに就活生のことを考えるならば、お祈りメールはテンプレされたものではなく、余力があればオリジナルのお祈りメールを送るようにしてください。ある企業様の例として、丁寧なお祈りメールを送っていただき、不合格になったにも関わらず、その企業のことを就活前と変わらず好印象を抱いています。このような積み重ねが学生のネットワークを通して人気企業であり続けるのかもしれません。

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ミズ

名前: ミズ

肩書き: 帰国子女

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