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就活コラム

2017.11.21 |  ビジネス話

社長秘書の仕事について

社長秘書という職業にいろいろなイメージがあるでしょうが、「私の仕事は社長秘書です。」と答えると、ほぼ100%「すご~いっ!!」という答えが返ってきました。私も短大生の頃、漠然とカッコ良い仕事だと思い、秘書課を専攻。でもなかなチャンスに恵まれず、長年全く異なる職業に就いていました。そんな時、40代半ばになって社長秘書兼通訳のチャンスが訪れ、人生最後の転職とようやく憧れの秘書に。実際に社長秘書を経験し、それに基づいた経験をお伝えしたいと思います。

目次

  • 1.描いていた秘書業務
  • 2.具体的な秘書業務とは
  • 3.理想とのギャップ
  • 4.秘書を目指している方々へ

1.描いていた秘書業務

「社長秘書」という職業にとどういうイメージを持ちますか?秘書というと「高年収で、高級なスーツをビシッと着こなして、バリバリ仕事をする。」など、いわゆる“カッコ良い”イメージを持っている人は少なくはないと思います。

 

秘書兼通訳という仕事をオファー頂いた時、私の勝手なイメージでは、「社長のスケジュール管理を完璧にコントロールする。そして、海外出張にも同行し、得意な英語を使い仕事をする。」というものでした。そして、「絶対に社長にとってなくてはならない秘書のプロになる!」という思いで入社しました。ところが私が入社したのは中小企業で、秘書といっても秘書業務以外に総務や人事業務を行わなければなりませんでした。誰しも入社前に描いていたイメージと入社後の現実とでは、大なり小なり相違はあるでしょう。

 

ただ、私が描いていた秘書像と現実には大きな乖離があり、入社後、月日が経つにつれ、安易に“秘書”という言葉だけで入社したことを後悔が深まっていきました。当然、立派に秘書として仕事とやり、満足しておられる方はたくさんいらっしゃいます。

 

私がお伝えすることは一事例に過ぎません。ただ、一言“秘書”と言ってもいろいろあり、皆さんが思い描いているようなものではないこともある、ということをお伝えしたいと思います。

2.具体的な秘書業務とは

社長が何時に出社されようと、出社されない日であろうと私は全社員より一番早く7:30には出社していました。何故ならば、いつイレギュラーが起こっても、大事でなければ自分が対処し、社長には結果報告をすれば良い。そうすることにより、社長の負担軽減になると考えていました。一日のスタートは社長室の掃除から始まります。気持ちの良い部屋で社長をお迎えするために。社長が出社されたら、何をしていようと耳、目は常に社長に向け、常に自分がいつ、何をすべきか逆算しながら考え、行動していました。

 

社長の要望を少しでも汲み取ることで、言われずとも先に用意・手配する=社長に無駄なストレスをかけない、といことを第一としていました。社長の体調管理も大切な業務の一つです。極論、咳の回数まで把握し、体調に応じてリスケもします。あと、もう一つ重要な任務…それは守秘の遵守です。時には飲み会のネタとして最適な事も起こります。

 

でも、例え家族であろうと口外は厳禁。「私はお喋りだから・・・」という人は絶対に秘書は向いていません。ことによっては、会社そのものを潰してしまうことにもなりませんから。もっともっと日々の秘書業務はたくさんありますが、秘書の仕事とは『どれだけ社長に気を配り、社長を想えるか。』少々極端ですが、『どこまで社長のために自分を犠牲にできるか。』に尽きるのではないかと思います。逆を返せば、その社長が心底尊敬できるかどうかです。

3.理想とのギャップ

入社して半年も経った頃から社内事情もあり、総務・人事、加えて採用まで担当するよう任命されました。業務量が増え、かつ不慣れなことばかりだったので秘書業務に専念できなくなり、抜けや漏れが発生しただけでなく、それまで心がけ、実践してきた「細かな気遣い」ができず、社長に不便をかけることになってしまいました。

 

当然、社長からも指摘を受けることが増え、私は自分が秘書としてダメ出しをされているような気持ちになり、他の業務と兼務すること自体がストレスとなっていきました。そうやって数ヵ月が経ち、気付けば秘書業務4割、その他業務6割ぐらいの比率に変わり、他の業務が繁忙になってくるとそれまでは当たり前のことだった社長のご家族やプライベートの手配業務など、社長からの依頼事に対して「面倒だな~。誰か他の人に頼んでほしいな。」と思うようになっていました。

 

そうなると当然、秘書として大切な細かな配慮や気遣いそのものが私の意識の中から薄れていき、時には「社長は今コーヒーが飲みたいだろう。」と分かっていても気付かないフリをするようになっていました。中小企業であれば、このように秘書とその他の業務を兼務をすることは珍しくないかもしれません。しかし、私はそんなことは想像もしていませんでしたし、その他の業務の負担が大きければ大きいほど、私のように徐々に秘書という細かい仕事が負担になってくるかもしれません。結局、私はどっちつかずでやりがいを失い、退職することとなりました。私の経験は稀な一例かもしれませんが、実際の出来事です。

4.秘書を目指している方々へ

秘書とは一つの企業の社長をコントロールし、如何に上手くスケジューリングできるかでその社長の行動が大きく変わるのですから、やりがいのある仕事でしょう。社長をコントロールする=会社そのものをコントロールすること。社長の意見や思いを、社長に代わって社員に伝えることもありますが、その時に絶対に忘れてはいけないことがあります。それは指示を出す社長と、伝えるだけの秘書との責任の重さの違いです。

 

どのような社長であれ、指示を出す際にはそれなりの考えと覚悟を持った上ですので、それを伝える時には正確に伝えねばなりません。社長の指示や意見に納得、同意できないことも多々あるでしょう。その時に「私は~思うんですけど、社長が~仰っているので。」と伝えますか?それでは秘書として失格です。極端ですが、秘書は会社や社員に対して自分の意見を伝えてはいけません。社長の思いをそのまま伝えなければならないのです。例えその意見に同意できなくても、社長が心底信頼できる人であればそうできるでしょうし、そうでなければその人の秘書は務まりません。

 

そのためには、社長の“為人”を正確に見極め、何があっても「ついていける」人であるかどうかを判断して下さい。心から信頼できる人であれば、例え多少無茶なことを言っていても、自分がその考えに合わせることができるはずです。秘書とは“その人(社長)にとことんついていく”仕事です。ダンナ(嫁)選びぐらい慎重に!

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名前: ぺ・ポ・ピ

肩書き: 英国育ちのバリバリ関西人

自己紹介

短大を中退。でも、証券、航空など、大手企業へ就職し、管理職まで勤めました。転職回数も多く普通の人よりも経験は豊富です。私の経験を参考にして頂ければと全て赤裸々にお伝えします!

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