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就活コラム

2018.10.29 |  就活情報

転職を辞退するときに失礼のない断り方とは?

転職活動の際、自分の実力や会社のビジョン、福利厚生など、様々な要素を照らし合わせた上で興味、関心、入社意欲を持てる企業を厳選し、選考を受けますよね。

しかし、選考の結果、内定を勝ち取っても様々な理由から内定をお断りしなければならないケースもあります。

そんなとき、せっかく自分を選んでくれた企業に対し、失礼のないよう辞退するにはどうしたらよいものか、頭を悩ませる方も少なくないのではないでしょうか。

今日は、元面接官の観点から、転職を辞退するときの失礼のない断り方についてお伝えしていこうと思います。

目次

  • 1.辞退は面接官にとっても気が重いものである
  • 2.なるべく電話でお断りする
  • 3.辞退理由は無難に、でも誠実に伝える
  • 4.まとめ~相手の立場に立った連絡を心掛ける~

1.辞退は面接官にとっても気が重いものである

転職辞退をするのは気が重いですよね。せっかく選んでいただいたのに、と。

けれど、その連絡を受ける企業側もかなり気が重いものです。

理由はいくつかありますが、大まかに言うと以下の二つでしょう。

  • せっかく期待して採用したのに、期待が裏切られた。
  • 採用や入社にかかったプロセスがすべて無駄になり、再度採用活動、受け入れ活動をしなければならず億劫。

「そんなあ」という求職者の方の声が聞こえてきそうですが、申し訳ありません。どうしてもこの思いは浮かんでしまいます。

なぜなら、「この人だ!」と決めた人に断れると、またその穴を埋める人材探しに大変な労力と時間を費やしかねないからです。

中途採用の場合、大人数をがっつり採用するわけではありません。

必要となる人数を都度採用する採用形態が多いので、内定者には確実に入社してほしいという想いが強くなるのも当然といえるでしょう。

もちろん企業の考え方や採用スタイルによるところもありますが、中途採用の方が新卒採用より細切れで作業が発生しやすく、辞退を受けると余計にへこむ場合も少なくないのです。

とはいえ、それぞれのライフプランや仕事への思い入れ、給与面の不安などなど、新卒時より転職時の時の方が考慮すべき項目が多いのは採用側も重々わかっています。

ですから、合わないと思うものを曲げてまで入社してほしいとは思っていません。

企業側もわかっているのです。けれどやりきれない思いがあるのも事実です。

なので辞退をするときは、企業側の状況や心情を必ず思いやって臨むようにしましょう。

2.なるべく電話でお断りする

「メールの方がお手数をおかけしないで済むし、良いのでは?」と思われる方もいらっしゃるかもしれません。

ですが、転職辞退については電話での連絡が良いと私は思います。

理由は二つあります。

  1. なるべく早くお伝えする必要があるから。
  2. 選考時にお世話になった人事の方にちゃんとご挨拶をすることは大人のマナーであるから。

どのタイミングでの辞退かにもよりますが、求職者側が内定を承諾してからの辞退となると、名刺発注やパソコン周りのアカウント設定など、本格的な入社準備が始まっています。

そうなってくると、その作業を早く止めなければ、無駄になってしまいますので、一刻も早く辞退の意志を企業側に伝えるのは、求職者側の義務とも言えます。

ですから、メールよりも意思伝達が早くできる電話がベストなのです。

また、前項でもお伝えしましたが、選考の際、ご尽力いただいた採用担当者に一言もなくメールで辞退を告げるのは、社会人としてあまりスマートとも思えません。

せっかく選んでいただいたのですから、その期待に応えられなかったことへの謝罪はきちんとした方が、失礼はないでしょう。

なお、電話連絡がベスト、とお伝えしましたが、企業側は内定辞退を重く受け止めています。

ですので、お電話をする際は、
「本来でしたら、直接お伺いしてお詫びするべきなのですが、取り急ぎお電話にて申し訳ありません」
の一言を添えると失礼がないと思います。

「直接謝りたいと思うほど、申し訳ないと思っている」ということが企業側にも伝わりますからね。

3.辞退理由は無難に、でも誠実に伝える

辞退の理由を詳細に語るか、については賛否ありますが、無難にお答えすればよいかと思います。

「内定のご連絡をいただき誠にありがとうございました。
検討させていただいた結果、誠に勝手ながら内定をご辞退させていただければと思い、ご連絡いたしました。ご迷惑をおかけしまして誠に申し訳ございません」
というくらいでも問題ありません。

大事なのは、

  • 内定をいただいたことに対してのお礼
  • きちんと考えた上で内定を辞退したい、という意志
  • 人事、採用側に迷惑をかけてしまったことへの謝罪

が盛り込まれていることです。

とはいえ、企業側も期待していればいるほど「理由をお聞かせいただけますか?」と聞いてきがちです。

そんなときはざっくりで構いません。辞退に至った理由をお伝えください。

【他社へ転職を決めた場合】
「自分の適性を改めて振り返ったとき、今回は他社にご縁を感じ、誠に勝手ながら、内定をご辞退させていただきたい、という結論に至りました。誠に申し訳ございません」

【家庭の事情】
「私事ではありますが、家庭の事情により、誠に勝手ながら、内定をご辞退させていただければと思い、ご連絡いたしました」

 

ポイントは「変な嘘をつかないこと」です。

思ったより会社と会社のネットワークは狭いものなので、「あれ?あの人、実家に戻るって聞いてたのに、A社で働いてる!」なんてことになると、万一、お断りした企業とお仕事で関係ができたときにややこしいことになりかねません。

辞退の理由はざっくりと、けれど嘘なくお答えするのが失礼のない方法だと思います。

4.まとめ~相手の立場に立った連絡を心掛ける~

ここまで、失礼のない辞退の仕方をお伝えしてまいりました。

せっかくきちんと礼を尽くしてお話しようと思っても、相手の立場に立っていないままに連絡をしてしまうと印象を悪化させてしまう結果にもなります。

ですので、以下に注意して連絡をするようにしましょう。

【電話をかける時間帯に注意】
業界や企業によっても差異はありますが、担当者が多忙な時間は避けて連絡はするようにしてください。

一般的な企業ですと、始業直後や昼休憩、終業一時間前は避けた方が良い時間になります。

【騒がしい場所から電話をしない】
駅の構内等騒がしい場所からの連絡ですと、何度も採用担当者に聞き返させてしまうなど、余計な負担をかけてしまう危険があります。

できるだけ静かな場所から電話をかけるようにしてください。

 

当たり前のことばかりだったかもしれませんが、その当たり前のことを丁寧に一つ一つ抑え、誠意を持ってお伝えすることが転職を辞退する際の一番失礼のない方法と言えます。

それを重んじず、適当な辞退の仕方をしていると、思わぬところで会社同士が繋がっていて痛い思いをすることにもなりかねません。

くれぐれもご注意いただけたらと思います。

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フリーライター

名前: あさき

肩書き: フリーライター

自己紹介 事務職から月刊誌ライターへ転身後、フリーライターへ。異業種からの転職のメリット、デメリットなど、経験したからこその情報をお伝えしていきます。
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